Mantener controlada y organizada la documentación personal es una tarea relativamente sencilla. Sin embargo, muchas personas continúan llenando cajones y carpetas de documentos sin ningún criterio ni control, lo que genera, además de una pérdida de espacio, más de un susto cuando se necesita recuperar algún documento.

Gestionar adecuadamente la documentación personal, aquella que se genera por medio de la actividad particular, es tan importante que he decidido hacer esta breve entrada para repasar algunas recomendaciones muy sencillas para poder optimizar tiempo y espacio en el hogar. Conocer unas técnicas básicas para la organización de documentación personal puede evitar sustos y problemas innecesarios, y contribuir a una gestión eficiente de la información.

Antes de nada, es necesario disponer de los materiales básicos necesarios para la organización del archivo y su control posterior. Por ello, es recomendable invertir una pequeña cantidad de dinero en carpetas clasificadoras, carpetas colgantes, cajas de archivo o carpetas que, en función de los gustos y del espacio disponible, se deseen adquirir. Lo importante es contar con el espacio adecuado para realizar una ordenación apropiada

El paso inicial consiste en preparar un documento que servirá de guía para la ordenación y la consulta del archivo personal y que se conoce como “cuadro de clasificación”. Este documento va a permitir organizar jerárquicamente la documentación. Debe constar de una serie de ítems principales basados en nuestra actividad vital y en su procedencia, convirtiéndolos en las series principales de los documentos del archivo personal o familiar, e introducir las subdivisiones correspondientes para obtener un esquema jerárquico clarificador. A continuación, dejo un ejemplo como referencia, aunque puede variar según el caso:

  • Activos (Documentos relativos a nuestras propiedades y a la gestión de éstas -escrituras, etc.-)
    • Inmobiliarios (inmuebles o terrenos, oficinas, etc.), ordenado por propiedad:
      • Casa C/ X:
        • Escrituras
        • Seguros
      • Apartamento c/ Y:
    • Corrientes (Coches, electrodomésticos, etc.), ordenado por propiedad:
      • Coche:
        • Facturas
        • Seguros
      • TV
    • Financieros
  • Identidad
    • DNI
    • Partida de nacimiento
    • Libro de familia
  • Fiscalidad (todos los documentos relacionados con el pago y la gestión de impuestos de las diferentes administraciones):
    • Declaraciones (por año)
    • Certificados renta (por año)
    • IBI (por año)
  • Formación
    • Título X
      • Diploma
      • Certificado
      • Matrículas
    • Título Y
  • Hogar
    • Recibos Gas
    • Recibos Luz
    • Recibos Teléfono/Internet
    • Recibos Plataformas TV
    • Reparaciones
  • Relación laboral
    • Contratos
    • Nóminas
    • Seguridad Social
  • Salud
    • Seguros
    • Atenciones (por especialidades)
      • Alergología
      • Otorrinolaringología
  • Actividad particular
    • Correspondencia
    • Fotografías
    • Viajes (por años)
      • 2018
        • Viaje X
          • Vuelos
          • Seguros
          • Alquiler coche

Una vez se elabora el cuadro de clasificación (se debe guardar en un archivo electrónico como Excel o Word), comienza la recogida de documentos y su posterior clasificación, siguiendo el cuadro elaborado anteriormente. Es posible que a lo largo de este proceso se tenga que modificar el cuadro de clasificación y/o incluir algún ítem que no se haya tenido en cuenta hasta ese momento. De hecho, será un documento que deberá actualizarse con el tiempo.

Posteriormente, se irán depositando en fundas multianillas, carpetillas, carpetas y cajas, en función del tipo de material de archivo escogido para el archivo personal. Si no es mucha documentación, me inclino por utilizar carpetas canguro de 2 anillas por serie, utilizando separadores y fundas multianillas para organizar las subseries de documentos. Existen muchas más opciones como, por ejemplo, las carpetas clasificadoras o las carpetillas colgantes, estas últimas especialmente interesantes para incluir documentos que puedan sobrepasar el tamaño de las fundas multianillas (muy habitual en títulos de propiedad u otros documentos de formato diferente al generalizado A4. Además, las carpetas colgantes son siempre una solución muy accesible, aunque a cambio suelen ocupar más espacio).

En definitiva, un sinfín de soluciones de papelería de las que podemos servirnos para organizar los documentos, tenerlos accesibles y localizados y, además, hacer que ocupen el menor espacio posible en nuestro hogar.

Si se poseen documentos muy antiguos o deteriorados, es recomendable realizar camisas protectoras. En principio, valdría con comprar un poco de papel sin ácido en tamaño A3, doblarlo por la mitad y encartar el documento dañado dentro. A su vez, este A3 puede guardarse en una funda multianillas.

¿Cuánto tiempo se tienen guardar los documentos? Pues depende del tipo de documento. En general, podremos deshacernos de recibos o facturas de más de 5 años siempre y cuando no sean necesarias para la garantía de algún bien adquirido, así como las declaraciones de la renta. Aunque personalmente, yo mantengo en mi archivo más años, pues en la declaración se ofrece más información que puede ser de utilidad personal en el futuro. Sin embargo, otros documentos tendrán validez permanente (título de propiedad, por ejemplo).

Por supuesto, se puede utilizar el mismo método para organizar nuestro archivo de documentos electrónicos utilizando el mismo cuadro de clasificación o incorporando, si fuera necesario, nuevos ítems no tenidos en cuenta en el archivo en papel. Si no se domina muy bien la tecnología, se podrá realizar mediante carpetas de Windows ésta organización jerárquica de documentos.

Sin embargo, si el archivo es más complejo o si se pretende utilizar para un uso más profesional, se puede utilizar un software especializado. Muchos de estos programas no solo posibilitan la creación y gestión de esta estructura documental sino que en la mayoría de los casos están pensados para describir los documentos que contiene el fondo, aunque sería un proceso innecesario para un archivo personal. En cualquier caso, la posibilidad existe y, además, es gratuita si se utiliza alguno de los programas de Open Source que existen. Personalmente, me inclino por OpenProdoc (Tiene una distribución portable y multiplataforma, por lo que se puede utilizar desde un simple pen drive) aunque, como digo, requiere ciertos conocimientos  para su utilización y, en principio, no sería necesario llegar a ese nivel de descripción para un uso corriente de los documentos de archivo personal.

Como se ha podido ver, se trata de invertir un poco de dinero y de tiempo en una organización inicial de documentos que, posteriormente, va a simplificar la recepción de cualquier documento y su clasificación, así como su consulta posterior.